El sector inmobiliario se hace cada vez más competitivo, por lo que los administradores de condominios requieren de soluciones que les ayuden a simplificar las numerosas tareas y les permita, a su vez, ahorrar tiempo y recursos. Afortunadamente en el mercado existen numerosas soluciones eficaces para la administración de condominios, con lo que se evita que los administradores hagan malabarismos para poder mantener a flote la gestión de las propiedades.

Es un hecho que, actualmente, las administradoras de condominio que no utilizan alguna solución que automatice la mayoría de las tareas, suelen tener pésimos rendimientos en la gestión de la propiedad. Por esta razón, es común el empleo de estas herramientas en esta importante industria. 

¿Qué es un software de administración de condominios?

Se trata de una herramienta basada en aplicaciones, la cual está diseñada para ayudar a los administradores de condominios a simplificar las tediosas tareas que implica la gestión de una propiedad: administrar cuentas, procesar documentaciones legales, elaborar presupuestos, etc. Para ello estas soluciones centralizan, organizan y automatizan todos esos procesos de una forma integral.

Su funcionamiento es bastante similar al de los sistemas de gestión financieros, pero con características propias de un condominio: selección de inquilinos y propietarios, marketing, comunicación, presupuestos, inspecciones, etc. Todas estas características se gestionan a través de un portal, el cual se basa en la nube, por lo que no requiere de instalaciones de programas.

Para acceder a estas funcionalidades, basta con iniciar sesión en una página web, ya sea a través de un ordenador o dispositivo móvil. Es importante reseñar que todas estas características y la información que contienen están ordenadas y cifradas, por lo que también se asegura los datos confidenciales que estén almacenados en estas herramientas.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un software para administración de condominios?

Como administrador de condominios usted debe saber la importancia de garantizar el funcionamiento de las propiedades y en caso de algún incidente, responder en el momento. Una tubería rota, inspecciones ocasionales por parte de autoridades, realizar seguimiento a los trabajos que realicen los subcontratistas en la propiedad, etc. Todo ello implica una ardua tarea que, de hacerlas manualmente, resultaría imposible. Veamos entonces las ventajas que le proporcionará la implementación de una solución para gestionar condominios.

Se agiliza los procesos de contabilidad

Llevar la tarea de contabilidad en un condominio no tan sencillo como parece, sobre todo si en la propiedad conviven numerosos inquilinos. Mantener al día las cuentas, declarar oportunamente los tributos, llevar los registros de ingresos / egresos, digitalizar informes financieros y presupuestos, etc. demanda mucho tiempo y son procesos bastante tediosos.

Con una herramienta de administración de condominios, todas estas tareas se automatizan, por lo que, además de poner fin a la era del engorroso papeleo, también se facilita el acceso a documentos, contratos, inventarios, y otros registros. En cuanto a las solicitudes de mantenimiento, estas soluciones permiten enviarlas en forma de notificaciones a las partes interesadas.

Se mejora la comunicación

Independientemente de la cantidad de inquilinos o unidades que haya dentro de una propiedad, utilizar los tradicionales métodos de comunicación: el teléfono y el email, generará tarde o temprano, problemas de comunicación. En la actual era digital de las redes sociales, videollamadas, streaming, etc. a la gente le gusta mantener un flujo constante en la comunicación y esto no escapa de los condominios donde las quejas e información son “el pan de cada día”.

Con un software de administración de condominios puede brindar numerosos canales de comunicación a los inquilinos para que ellos se expresen por la vía en la que se sientan más cómodos. No debemos olvidar que estas herramientas centralizan todas estas comunicaciones, por lo que no habrá problemas si los inquilinos se expresan por diferentes vías de comunicación.

Simplificación de pagos

Las soluciones para gestionar condominios permiten también asociar servicios bancarios a fin de simplificar los pagos de los inquilinos y propietarios en una única herramienta. Con esto también se ahorra tiempo, ya que los administradores no necesitarán emitir notas de pago ni comprobantes de pagos a cada habitante de la propiedad.

De esta manera también se lleva un mejor control sobre quienes están morosos, han pagado solo una parte o están al día. De igual manera, los inquilinos tendrán toda la información detallada sobre los reportes de pago y si así lo desean, pueden imprimir esa información.

Accesibilidad

Con un sistema de gestión de propiedades no hace falta que esté todo el tiempo presente para administrar el condominio. De hecho, puede acceder al sistema desde cualquier parte del mundo y tener toda la información sobre las propiedades, los mantenimientos rutinarios, y los pagos, entre otros datos relevantes.

Por la parte del inquilino también le brinda ventajas, pues puede enterarse de los trabajos de mantenimiento que se realizan en la propiedad, avances del mismo, situación de su pago, dar opiniones, etc. sin necesidad de que esté en su propiedad. 

Conclusión

Como vemos, los sistemas de gestión de condominios es una fórmula de ganar – ganar, pues tanto a los administradores como a los inquilinos los benefician. Con estas soluciones sin duda se pone fin a la manera ortodoxa y poco conveniente de administrar una propiedad.